Microsoft 365 来宾用户和外部访问

组织越来越需要与内部团队之外的人员进行协作和沟通。这些人可以是独立承包商、远程工作人员、供应商、客户、顾问等。疫情加速了现代工作场所的协作和自动化趋势。

Microsoft 365 及其应用程序系列是促进沟通和协作的最佳平台之一。内部团队可以轻松地与组织外部的人员联系，并使用来宾用户和外部访问功能处理项目。

通过创建来宾用户或授予外部访问权限，组织外部的人员可以参加会议、查看和共享文件、访问组笔记本等。

但与许多技术一样，Microsoft 365 来宾用户和外部访问会带来 CISO 应该意识到的安全风险。

在这份综合指南中，我们将引导您完成在 Microsoft 365 中设置来宾用户和外部访问的过程，以及如何减轻这样做时可能出现的一些安全风险。

Microsoft 365 来宾用户

将某人设置为访客用户的主要原因是授予他们访问您在 365 大声中保存的文件的权限，以进行协作。来宾用户还可以参加 Teams 会议，并受到 Azure Active Directory、SharePoint Online 和 Microsoft Teams 的支持。

添加访客用户的权利保留给群组所有者。使用来宾用户提供的电子邮件地址，他们可以通过将组的文件、笔记本、对话和日历邀请添加到频道的成员列表来授予对组文件、笔记本、对话和日历邀请的访问权限。

任何拥有电子邮件的人都可以被授予访客访问权限。 （无论是学生电子邮件、个人电子邮件还是企业电子邮件）

他们必须确保首先在租户或组织域级别启用访客访问才能添加他们的电子邮件。

将来宾用户添加到 Microsoft 365 组的另一种方法是通过当前组成员的提名，然后由组所有者继续批准或拒绝该请求。

一旦获得访问权限，访客将收到一封欢迎电子邮件并加入该群组。如果他们需要随时退出群组，所有群组电子邮件的页脚中都会有一个允许他们离开的链接。

来宾用户和群组的交互将通过电子邮件进行，因为他们无权访问群组网站。他们可以通过电子邮件接收日历邀请、文件链接以及任何附件和对话。他们通过回复电子邮件来与小组互动。

访客用户的权限和限制

来宾用户仅限于群组所有者授予他们的访问权限。但一般来说，他们可以查看和编辑文件、接收日历链接、参加会议以及访问笔记本。他们可以发起和回复对话，也可以删除对话。

另一方面，365访客用户无法添加或删除群组成员或管理会议。

Microsoft 365 外部访问

外部访问与来宾访问有很大不同，因为它授予整个域的权限。它允许来自其他域的 Microsoft Team 用户与您域中的用户进行协作。

它被定义为“来自整个外部域的 Teams 用户在 Teams 中查找、呼叫、聊天和安排会议的一种方式”。当组织想要与其他组织协作时，它是一个重要的工具。

来宾用户访问更多的是向个人授予访问权限，而外部访问则向另一个团队授予访问权限。但如果需要，您可以使用这两个选项。

外部访问不应与外部共享混淆，外部共享是网站所有者通过共享文件和文件夹的访问链接向组织外部的人员提供内容的能力。

设置外部访问

外部访问设置起来很简单。它有三种设置可供选择：

开放联盟

这是 Teams 中的默认设置。它允许用户查找、呼叫、聊天以及与组织外部其他域的人员建立会议。

允许特定域

当一个组织仅与一两个其他组织协作时，适用此选项。然后只有这些特定域被授予外部访问权限。 （从安全角度来看这个选项很棒）

阻止特定域

此功能限制外部访问功能的指定域。

访客用户和外部访问安全最佳实践

IT 管理员通常是 Microsoft 365 中的组所有者，应始终对来宾访问功能及其在组织内的部署保持警惕。这是为了确保敏感的专有信息仅由授权人员处理。

首先，群组所有者必须决定是否为其组织关闭或打开来宾用户功能。 （默认开启）

其次，如果打开并邀请来宾用户进行协作，您应该限制来宾用户访问某些组。您还可以锁定来自任何特定域的访客。

另一个最佳做法是将敏感文件保留在外部共享已关闭的网站上。

对于外部访问，允许特定域是一项强大的功能，可让您控制允许哪些域与您的组织协作。

结束语

虽然我们都同意 Microsoft 365 来宾用户和外部访问是现代工作场所协作的绝佳功能，但不可否认的事实是，它们会带来一些安全和业务风险。最关键的是敏感信息落入未经授权之手的风险。

CISO 必须积极主动地制定和实施文件共享和协作策略，以确保敏感文件和数据得到保护。应定期审查所有访客帐户和授予的访问级别，以发现任何漏洞。

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