Office 365 中的诉讼保留是什么以及如何设置？
如果您的组织面临法律诉讼，您可能需要提供特定的电子存储信息 (ESI)。这可能包括保留员工电子邮件收件箱的内容或制作与案件相关的任何文件。
Office 365 中的诉讼保留是什么？
Office 365 中的诉讼保留功能使企业能够保留和保护所有邮箱内容，包括项目的原始版本、删除版本和修改版本，以便在法律事务中进行电子取证。此功能暂停保留策略或自动删除，防止员工删除 Outlook 电子邮件、Teams 对话和 OneDrive 文件等数据。要处于诉讼保留状态，邮箱需要 Exchange Online 计划 2 许可证或单独的 Exchange Online 存档许可证。
在诉讼保留期间，管理员可以使用核心电子数据展示工具搜索保留的 ESI，同时用户可以继续发送和接收新邮件，并且用户的存档邮箱（如果启用）也将被保留。诉讼保留的持续时间可以配置，并且它不能替代常规备份过程。截至 2018 年秋季，就地保留已被删除，诉讼保留是 Exchange Online 支持的唯一保留。
Office 365 诉讼搁置挑战
必须遵守广泛的信息保留法律要求的组织在使用 Office 365 诉讼保留时通常会面临挑战。对于那些处理大量敏感数据的人来说尤其如此。在这种情况下，诉讼保留的局限性可能是不够的，因为它与基本记录管理实践的兼容性有限。此外，非 IT 人员可能需要 IT 专家的帮助来实施保留。此外，必须使用命令行界面或 Exchange 管理中心来管理处于保留状态的邮箱，这需要专业的 IT 知识。
诉讼保留只能保留激活保留后已删除的信息。如果最终用户在没有诉讼保留的情况下删除任何信息，则无法检索该信息。管理员可以在雇用员工后立即为邮箱设置诉讼保留，并将其保留到组织认为合适的特定期限内。 Office365 提供最长 365 天的诉讼保留选项。
公司为何应实施 O365 合法保留？
鉴于大多数业务活动和沟通都是在线进行的，组织必须确保遵守相关行业法规。 Office 365 诉讼保留通过使组织能够保留电子存储信息的副本来促进这一点，即使用户故意删除了此类信息。此功能对于保护敏感信息和在发生法律纠纷时保护公司至关重要。因此，企业必须将 Office 365 合法保留视为一项重要的合规措施。
在 Office 365 中设置诉讼保留的步骤是什么？
要激活诉讼保留：
- 访问 Microsoft 365 管理中心并选择用户
- 转到活跃用户
- 选择您想要置于诉讼保留状态的用户
- 选择属性菜单下的邮件选项卡
- 在更多操作下，选择管理诉讼保留
- 选中开启诉讼复选框并提供任何其他信息
- 保存更改以启动保留
Office 365 电子取证
Office 365 提供三种电子数据展示工具：内容搜索、核心电子数据展示和高级电子数据展示。具有适当权限的管理员可以使用这些工具跨 Exchange Online 邮箱、Office 365 组、Microsoft Teams、SharePoint Online、OneDrive for Business 网站和 Skype for Business Conversations 搜索和导出以电子方式存储的信息。
安全与合规中心中存在不同的角色来指定用户可以执行的操作。内容搜索允许对多个内容源进行更大规模的搜索，而核心电子数据展示则保留某些内容位置。借助 Office 365 高级电子数据展示，法律团队能够监督电子数据展示托管人和法律保留的通知流程，并对案件信息进行彻底检查。
访问此功能需要具有高级合规性附加组件的 Office 365 E3 订阅或 E5 订阅。
